Cara paling ampuh mengelola barang dagangan biar tidak kehabisan atau menumpuk adalah mencatat setiap pergerakan barang keluar masuk secara rutin lalu mencocokkannya dengan sisa fisik di rak. Pernah kan lagi asyik melayani antrean pembeli, eh barang yang dicari ternyata kosong dan kita lupa pesan ke agen? Atau malah sebaliknya, ruang belakang penuh tumpukan kardus mi instan yang sebentar lagi kedaluwarsa karena tidak laku. Masalah keseharian seperti ini sebenarnya bisa dicegah kalau kita punya sistem catatan yang rapi. Entah itu sekadar pakai buku tulis harian, program sederhana di komputer, atau aplikasi kasir di layar HP.

Kenapa Mengatur Catatan Barang Itu Penting Banget?

Kadang kita merasa kegiatan mencatat tiap barang yang datang dan laku itu bikin repot. Apalagi saat warung lagi sibuk-sibuknya melayani orang belanja. Tapi, punya kebiasaan mencatat justru menyelamatkan usaha dari banyak masalah kebingungan di kemudian hari.

  1. Menjaga putaran uang tetap sehat. Kalau barang menumpuk di gudang dan lambat laku, uang modal kita ikut tertahan di situ tanpa bisa diputar.
  2. Tahu waktu yang pas buat belanja ulang. Kita tidak perlu lagi menebak-nebak besok pagi harus pesan apa saja ke mobil pemasok.
  3. Mengurangi risiko kehilangan barang secara diam-diam. Kalau ada perbedaan jumlah antara buku catatan dan wujud aslinya, kita bisa cepat melacak posisi kesalahannya.
  4. Menghindari kerugian akibat lewat masa aman dikonsumsi. Barang yang usianya lebih tua bisa langsung ditarik ke rak depan biar lebih dulu dibeli orang.

Penyakit utama toko kecil biasanya ada pada kebiasaan mencampur uang saku pribadi dengan laci warung. Ditambah lagi, pemiliknya sering tidak tahu persis berapa jumlah bersih aset dagangannya. Ujung-ujungnya bingung sendiri memikirkan ke mana larinya hasil keuntungan jualan bulan ini. Dengan mulai merapikan jalur catatan barang, kita bisa berjualan dengan pikiran yang jauh lebih tenang. Ini juga bagian dari urusan manajemen dan operasional usaha yang sering luput diperhatikan pemilik toko kecil.

Tiga Kunci Utama Mengelola Barang Dagangan

Ada tiga prinsip dasar yang wajib dikerjakan kalau mau aliran perputaran dagangan selalu lancar. Mau pakai cara ketik manual ataupun alat canggih, tiga langkah mendasar ini tetap jadi pondasi utamanya.

  1. Membuat kartu catatan produk. Ini ibarat buku tabungan tapi khusus mengurus pergerakan dagangan. Tiap ada barang baru datang, angka saldonya ditambah. Tiap ada pelanggan yang beli, jumlah angkanya dikurangi. Hasilnya merupakan sisa ketersediaan barang hari itu. Kalau jualan sabun mandi, botol besar dan sabun isi ulang wajib dibuatkan lembar catatan sendiri-sendiri biar tidak rancu. Kalau varian produknya mirip-mirip dan sering tertukar, kamu bisa bikin label barcode produk sendiri, jadi tinggal pindai pakai aplikasi kasir tanpa harus ketik manual satu-satu. Memiliki riwayat catatan membiasakan diri kita supaya tidak gampang terkecoh cuma dari tebakan pandangan mata sekilas ke arah rak.
  2. Menentukan batas minimum pesanan ulang. Banyak orang juga menyebutnya dengan istilah reorder point. Kita wajib tahu di angka keberapa sebuah barang harus segera dibelanjakan lagi sebelum rak pajangannya terlanjur kosong. Contoh mudahnya begini, kalau sisa beras premium tinggal tiga karung, itu jadi penanda kita sudah harus menghubungi agen distributor. Produk yang selalu laku keras tiap hari tentu butuh penentuan batas angka minimum yang lebih tebal biar tidak mengecewakan pembeli setia.
  3. Melakukan tahapan pengecekan fisik rutin. Kegiatan turun tangan ini sering disebut proses stok opname. Inti tujuannya adalah menghitung satu per satu jumlah benda nyata di dalam rak, lalu langsung membandingkannya dengan angka di laporan catatan. Lembaran data di kertas atau layar komputer terkadang bisa meleset keliru. Ada saja kejadian bungkus gula yang robek tumpah, atau barang yang tidak sengaja terselip rapat di balik lemari. Menghitung langsung jumlah fisik berguna memastikan kebenaran nominal laporan agar cocok seratus persen dengan kenyataan.

Cara Praktis Menghitung Fisik Barang

Menghitung ulang rincian dagangan kadang cukup merepotkan dan menguras konsentrasi. Kalau alur kerjanya salah, hitungan bisa jadi berantakan dan terpaksa diulang merunut dari titik awal. Biar cepat kelar dan akurat, ikuti saja panduan tahapan berikut ini.

  1. Tentukan jadwal khusus yang pasti. Usahakan berhitung saat warung sedang tutup atau pas jam-jam sepi pembeli. Jangan pernah mencoba nekat berhitung sambil sibuk membungkus barang pelanggan. Pikiran pasti gampang buyar.
  2. Rapikan lokasi tempat penyimpanan lebih dulu. Susun semua wujud barang sejenis berdekatan satu sama lain. Kalau posisi letaknya berpencar acak-acakan di berbagai sudut ruangan, kita bakal kerepotan menghitungnya.
  3. Siapkan panduan catatannya di tangan. Bawa lembaran buku harian, kertas cetak tebal, atau pakai tablet sentuh kalau sudah terbiasa dengan alat elektronik masa kini.
  4. Mulai mendata perlahan dari ujung sisi satu ke sisi lain. Jangan melompat pindah area secara sembarangan. Selesaikan urusan membereskan satu bagian rak sampai tuntas bersih sebelum berjalan beralih ke lokasi rak selanjutnya.
  5. Tulis wujud angka fisiknya seketika. Langsung catat nominal wujud nyata yang memang ada di depan mata kamu waktu itu juga.
  6. Bandingkan hasil temuannya dengan sisa akhir di buku catatan. Kalau angkanya sama persis antara keduanya, berarti kondisinya seratus persen aman terkendali.
  7. Selidiki sumber penyebab selisih. Kalau temuan jumlah wujud fisiknya malah lebih sedikit dibanding buku catatan, coba duduk dan ingat-ingat lagi hari-hari ke belakang. Bisa jadi ada barang pecah yang terpaksa langsung dilempar ke tempat sampah kemarin lusa tapi kelupaan tidak dicatat keluarnya. Segera perbaiki nominal pengurangan di buku laporan agar angkanya kembali klop masuk akal.

Menjalankan Pencatatan Manual Pakai Excel

Bagi pengelola usaha yang baru merintis atau sekadar menjaga dana operasional tetap irit, memakai lembar kerja program Excel atau Google Sheets adalah langkah perdana yang patut dicoba. Jalan pencatatan ini gratis tanpa tambahan beban tagihan bulanan. Kamu juga bebas merancang lebar dan bentuk kolomnya. Kebiasaan ketik manual ini cukup cocok buat warung kelontong atau kios kopi yang variasi ragam dagangannya belum menembus angka ribuan jenis.

Format tabel pembukuan paling standar biasanya memakai susunan rentetan kolom sederhana ini.

  1. Kolom penanda tanggal untuk mencatat kapan hari dan tanggal persis kejadian pergerakan benda itu berlangsung.
  2. Kolom sebutan nama dan ukuran produk. Tulis sebutan namanya sedetail mungkin di bagian ini agar tidak mudah tertukar membedakan varian rasa manis asin atau berat ukurannya.
  3. Kolom rincian barang masuk. Cukup diisi ketika kamu baru saja pulang kulakan belanja atau baru membongkar dus dari mobil distributor langganan.
  4. Kolom rincian barang keluar. Bagian ini baru diisi tiap kali ada dagangan yang laku terbawa pembeli atau barang ditarik pisah ke dalam gudang lantaran kondisinya tidak layak.
  5. Kolom nilai sisa stok. Baris ini berisi sisa angka bersih hasil penghitungan penambahan dan pengurangan rutin yang sudah dilakukan sebelumnya.
  6. Kolom angka batas belanja. Area ini akan terus berfungsi menempel sebagai tanda pengingat di angka keberapa kamu harus bersiap mengangkat telepon memesan kembali ke penjual grosir.

Satu kelebihan paling menonjol dari pembukuan manual jelas ramah buat anggaran kantong. Tapi jangan lupa, rintangan terberatnya justru menuntut kedisiplinan murni dari dalam diri sendiri. Kamu bakal dituntut rajin mengetik masuk pembaruan angkanya tiap larut malam. Coba bayangkan sejenak kalau sampai terlewat absen tidak memasukkan daftar nota jualan selama tiga hari beruntun lantaran badan lemas kecapekan. Tumpukan nota lembaran kertas bakal menggunung dan besar kemungkinan pekerjaan memasukkan datanya dibiarkan berantakan begitu saja karena sudah keburu malas membereskannya.

Beralih ke Cara Otomatis Pakai Aplikasi Kasir

Kalau pesanan pelanggan makin ramai dan kamu mulai kewalahan mencatat pakai tulisan tangan tiap hari, itu tandanya sudah waktunya beralih ke aplikasi kasir di layar sentuh (biasa disebut sistem POS). Pakai aplikasi begini bisa bikin rutinitas berdagang jauh lebih ringan karena semua perubahan data tercatat dan saling terhubung otomatis.

Ada beberapa aplikasi kasir yang umum dipakai pedagang di Indonesia, misalnya Moka, Majoo, atau Qasir. Masing-masing punya fitur andalan sendiri yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan usahamu.

Cara pakainya kurang lebih begini:

  1. Masukkan data produk di awal pemasangan. Kamu tinggal mengetik nama barang, harga modal, harga jual, dan jumlah stok awal ke dalam sistem.
  2. Sistem otomatis mengurangi stok. Tiap kali ada transaksi di kasir, aplikasi ikut mengurangi jumlah stok di layar. Kamu tidak perlu lagi menghitung manual pakai kalkulator tiap malam.
  3. Laporan stok bisa dicek kapan saja. Kamu bisa memantau kondisi stok toko langsung dari HP, bahkan saat sedang di luar kota.
  4. Ada fitur notifikasi kalau stok menipis. Aplikasi biasanya sudah punya penanda otomatis kalau suatu barang mencapai batas minimum yang kamu tentukan.

Belajar pakai aplikasi kasir memang butuh waktu di minggu pertama buat terbiasa dengan menu-menunya. Soal harga, ada penyedia yang menawarkan versi gratis dengan batasan tertentu, ada juga yang langsung pakai skema langganan bulanan. Cek langsung situs resminya buat lihat rincian harga lengkapnya. Coba dulu versi gratisnya untuk menilai apakah tampilan dan alurnya cocok dengan ritme kerja tokomu.

Merapikan pencatatan stok toko memang butuh penyesuaian kebiasaan di awal. Kamu bisa mulai pelan-pelan dari pencatatan manual dulu. Nanti kalau usaha sudah berjalan beberapa bulan dan kamu mulai keteteran karena pembeli makin ramai, itu momen yang pas buat pindah ke aplikasi kasir. Biasakan menata stok mulai hari ini biar urusan toko lebih gampang dikendalikan dan siap melayani lebih banyak pelanggan. Kalau kamu mau merapikan sisi teknologi usaha secara lebih menyeluruh, ada panduan digitalisasi UMKM yang bisa jadi langkah lanjutan.