Template di halaman ini punya dua sheet: Kas Harian buat mencatat tiap transaksi, dan Rekap Untung Bulanan yang otomatis menghitung laba kotor sampai laba bersih dari catatan itu lewat rumus, tanpa kalkulator. Kamu tinggal unduh filenya di /template/catat-kas-untung-usaha/, buka lewat Excel atau Google Sheets, lalu mulai catat transaksi hari ini juga sebagai salah satu cara paling murah mulai rapi di urusan pembukuan keuangan usaha kecil. Bagian di bawah menjelaskan persis kolom dan rumus yang ada di dalam file itu, plus contoh hitungan seminggu transaksi warung supaya kamu tahu asal setiap angkanya.
Apa Isi Sheet Kas Harian dan Cara Mengisi Tiap Kolom
Sheet Kas Harian punya enam kolom: Tanggal, Keterangan, Kategori, Pemasukan, Pengeluaran, dan Saldo Berjalan. Satu baris mewakili satu transaksi, jadi kalau dalam sehari kamu jualan sekaligus belanja stok, itu jadi dua baris terpisah.
Kolom Kategori cuma boleh diisi salah satu dari tiga pilihan, dan ejaannya harus persis sama karena inilah yang dibaca rumus di sheet rekap:
- Penjualan, untuk semua uang masuk dari jualan.
- HPP - Modal Barang, untuk uang keluar beli atau kulakan barang yang mau dijual lagi.
- Operasional, untuk biaya lain di luar modal barang: listrik, sewa, transport, iuran lingkungan, dan sejenisnya.
Kolom Saldo Berjalan sudah diisi rumus, jangan diketik manual. Baris pertama rumusnya cuma mengurangi Pengeluaran dari Pemasukan pada baris itu sendiri; baris berikutnya menambahkan saldo baris sebelumnya lalu menyesuaikan dengan pemasukan dan pengeluaran baris itu. Kalau kamu menambah baris baru di bagian bawah, salin saja rumus dari baris di atasnya, jangan ditulis ulang dari nol.
File ini sudah diisi 5 baris contoh, tiap keterangannya diberi tanda “(CONTOH, hapus baris ini)” di belakang: jual sembako harian Rp450.000, beli stok minyak dan gula Rp200.000, jual pulsa dan token listrik Rp180.000, bayar listrik toko Rp75.000, dan beli stok beras serta telur Rp320.000. Lima baris ini sekadar contoh cara mengelompokkan kategori; hapus semuanya dan mulai catat transaksi asli kamu mulai baris 4.
Contoh Seminggu Transaksi Warung, Dihitung dari Rumusnya
Supaya kelihatan gimana saldo bergerak, berikut contoh seminggu transaksi warung kelontong yang dihitung ulang persis memakai rumus template ini. Saldo awal dianggap Rp0 (murni ilustrasi cara kerja rumus, bukan modal usaha sungguhan):
| Hari | Keterangan | Kategori | Pemasukan | Pengeluaran | Saldo Berjalan |
|---|---|---|---|---|---|
| Senin | Jual sembako & kebutuhan harian | Penjualan | 850.000 | 850.000 | |
| Selasa | Jual sembako & pulsa | Penjualan | 620.000 | 1.470.000 | |
| Selasa | Bayar token listrik toko | Operasional | 50.000 | 1.420.000 | |
| Rabu | Jual sembako harian | Penjualan | 540.000 | 1.960.000 | |
| Rabu | Kulakan beras & minyak buat stok | HPP - Modal Barang | 900.000 | 1.060.000 | |
| Kamis | Jual sembako harian | Penjualan | 710.000 | 1.770.000 | |
| Kamis | Kulakan telur & gula buat stok | HPP - Modal Barang | 950.000 | 820.000 | |
| Jumat | Jual sembako harian | Penjualan | 690.000 | 1.510.000 | |
| Jumat | Ongkos angkut ambil barang ke agen | Operasional | 40.000 | 1.470.000 | |
| Sabtu | Jual sembako harian (rame akhir pekan) | Penjualan | 980.000 | 2.450.000 | |
| Sabtu | Kulakan mi instan & minuman buat stok akhir pekan | HPP - Modal Barang | 1.000.000 | 1.450.000 | |
| Minggu | Jual sembako harian | Penjualan | 560.000 | 2.010.000 | |
| Minggu | Kulakan tambahan stok buat minggu depan | HPP - Modal Barang | 1.250.000 | 760.000 | |
| Minggu | Iuran kebersihan lingkungan | Operasional | 25.000 | 735.000 |
Saldo di baris terakhir jadi Rp735.000. Kulakan (HPP) memang sengaja dibuat besar, mendekati 83% dari total penjualan minggu itu, karena margin kotor warung sembako memang tipis: sebagian besar uang jualan habis lagi buat kulakan stok berikutnya. Angka ini murni contoh perhitungan, bukan patokan omzet warung sungguhan, tapi cara kerja rumusnya sama persis dengan yang akan kamu pakai.
Cara Sheet Rekap Untung Bulanan Menghitung Laba Kotor sampai Laba Bersih
Sheet Rekap Untung Bulanan sudah otomatis diisi 12 baris bulan (Januari sampai Desember 2026), jadi kamu tidak perlu menambah baris sendiri, cukup buka baris bulan yang sedang berjalan. Lima kolomnya ditarik otomatis dari sheet Kas Harian lewat rumus SUMIFS yang menjumlah berdasarkan kategori dan rentang tanggal satu bulan:
- Total Omzet (Penjualan): jumlah Pemasukan berkategori Penjualan dalam bulan itu.
- Total HPP (Modal Barang): jumlah Pengeluaran berkategori HPP - Modal Barang.
- Laba Kotor: Total Omzet dikurangi Total HPP.
- Total Biaya Operasional: jumlah Pengeluaran berkategori Operasional.
- Laba Bersih: Laba Kotor dikurangi Total Biaya Operasional.
Kalau transaksi seminggu di atas kamu masukkan ke Kas Harian, begini angka yang muncul di Rekap Untung Bulanan: Total Omzet Rp4.950.000, Total HPP Rp4.100.000, Laba Kotor Rp850.000, Total Biaya Operasional Rp115.000, dan Laba Bersih Rp735.000, persis sama dengan Saldo Berjalan terakhir di contoh tadi. Keduanya ketemu di angka yang sama selama tidak ada uang masuk atau keluar di luar tiga kategori tadi, misalnya suntikan modal pribadi atau tarik tunai pribadi. Kalau dua angka itu beda jauh di file kamu sendiri, kemungkinan ada transaksi yang salah kategori atau ada uang pribadi yang ikut tercatat di kolom Pemasukan penjualan.
Ada satu hal yang perlu kamu tahu soal kolom HPP ini: rumusnya menjumlah semua uang kulakan yang kamu catat di periode itu, bukan cuma harga beli barang yang sudah benar-benar laku terjual. Jadi kalau di suatu minggu kamu kulakan banyak sekaligus, seperti Sabtu dan Minggu di contoh tadi, Laba Bersih minggu itu bakal terlihat kecil padahal sebagian stoknya baru laku minggu depan, dan sebaliknya kalau minggu itu kamu jarang kulakan. Karena pola belanja stok naik turun begini, angka di Rekap Untung Bulanan biasanya lebih mencerminkan kondisi usahamu yang sebenarnya dibanding kalau kamu cuma lihat rekap satu minggu.
Cara Membuka dan Mengisi Template Ini di Google Sheets
Template ini sudah berbentuk Google Sheets. Klik tombol Salin ke Google Sheets, masuk ke akun Google, lalu pilih Buat salinan; file-nya langsung jadi milikmu di Google Drive. Butuh versi Excel? Di salinanmu, pilih File → Download → Microsoft Excel (.xlsx). Rumus SUMIFS dan EOMONTH yang dipakai di sheet Rekap Untung Bulanan didukung penuh oleh Google Sheets, jadi tidak perlu diubah sama sekali.
Setelah terbuka di Google Sheets, langkahnya sama seperti di Excel: hapus 5 baris contoh di sheet Kas Harian, isi transaksi asli mulai baris 4, dan pastikan kolom Kategori selalu salah satu dari tiga pilihan yang sudah dijelaskan di atas. Kategori ini tidak peka huruf besar/kecil, jadi mengetik “penjualan” huruf kecil semua tetap kehitung sama seperti “Penjualan”. Yang benar-benar bikin rumus SUMIFS tidak menghitung baris itu adalah spasi berlebih di depan atau belakang tulisan, salah ketik, atau tanda hubung yang beda persis, misalnya mengetik “HPP-Modal Barang” tanpa spasi di sekitar tanda hubung padahal aslinya “HPP - Modal Barang” pakai spasi. Cara paling aman: salin nilai kategori dari baris contoh atau baris sebelumnya, jangan ketik ulang dari nol.
Menyesuaikan Kategori buat Jualan Online atau Usaha dengan Tim Kecil
Kalau kamu jualan online lewat marketplace, biaya admin atau potongan platform biasanya sudah tercantum di laporan pencairan dana toko kamu sendiri, dan nilainya beda-beda tergantung platform serta kategori barang, jadi ambil angkanya dari laporan itu, bukan dari perkiraan. Supaya tetap ikut mengurangi laba bersih di Rekap Untung Bulanan, catat potongan ini dengan Kategori “Operasional” (bukan bikin kategori baru, karena rumus SUMIFS cuma mengenali tiga kategori asli), lalu tulis rincian platformnya di kolom Keterangan, misalnya “Potongan admin marketplace, pencairan tgl 5”.
Kalau usahamu dikerjakan beberapa orang, seperti usaha sablon atau jasa kecil lain dengan tim, kamu bisa menambahkan detail siapa yang mengerjakan atau nomor pesanan langsung di kolom Keterangan, misalnya “Sablon 20 kaos pesanan toko A, dikerjakan Budi”. Satu baris tetap mewakili satu transaksi kas, kolom Kategori tetap tiga pilihan asli, jadi Rekap Untung Bulanan tetap menghitung dengan benar walau catatan hariannya makin detail.
Kalau kamu juga perlu menerbitkan nota resmi buat pembeli, generator nota digital gratis (buka di tab baru) bisa dipakai langsung dari ponsel tanpa perlu tulis manual. Dan kalau selama ini uang usaha dan uang pribadi masih sering tercampur di laci yang sama, ada bahasan cara memisahkannya di artikel pisah uang pribadi dan usaha, termasuk kenapa itu penting supaya angka Laba Bersih di atas tidak meleset.