Cara paling ringan mencatat piutang dan utang usaha kecil adalah satu baris per transaksi tunda bayar, dengan kolom nominal, jatuh tempo, dan sudah dibayar. Sisa, status terlambat, dan umur tunggakannya dihitung rumus, tanpa perlu kamu ingat. Template buku utang piutang usaha di situs ini sudah menyusunnya, jadi kamu tinggal menyalin ke Google Sheets atau mengunduhnya sebagai Excel.
Dua sheet: piutang untuk bon pelanggan, utang untuk pemasok
Piutang adalah uang yang masih ada di tangan orang lain, misalnya pelanggan yang kasbon. Utang adalah uang yang masih harus kamu setor ke agen atau pemasok. Template memisahkannya jadi sheet Piutang dan sheet Utang dengan kolom yang sama persis: Tanggal Transaksi, Nama Pihak, Keterangan, Nominal, Jatuh Tempo, Sudah Dibayar, Sisa, Status, dan Umur Tunggakan (hari).
Kamu hanya mengisi enam kolom pertama sampai Sudah Dibayar. Tiga kolom terakhir berisi rumus:
- Sisa = Nominal dikurangi Sudah Dibayar.
- Status = “Lunas” kalau sisa 0, “Terlambat” kalau hari ini sudah lewat jatuh tempo dan sisa masih ada, selain itu “Belum Jatuh Tempo”.
- Umur Tunggakan = berapa hari lewat dari jatuh tempo, hanya untuk yang terlambat.
Status memakai tanggal hari ini, jadi satu baris yang tadi pagi “Belum Jatuh Tempo” bisa berubah jadi “Terlambat” besok tanpa kamu mengedit apa pun.
Contoh: lima bon pelanggan dan lima tagihan pemasok
Contoh bawaannya bernuansa toko kelontong dan warung. Lima baris di tiap sheet (ditandai “CONTOH, hapus baris ini”) sengaja memuat ketiga status. Kalau file itu dibuka tanggal 12 Juli 2026, hitungannya begini.
Piutang
| Pelanggan | Nominal | Sudah dibayar | Sisa | Jatuh tempo | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Bu Sari | Rp250.000 | 0 | Rp250.000 | 8 Juli | Terlambat 4 hari |
| Pak Joko | Rp85.000 | Rp85.000 | 0 | 10 Juli | Lunas |
| Warung Bu Tuti | Rp500.000 | Rp200.000 | Rp300.000 | 20 Juli | Belum jatuh tempo |
| Mas Dedi | Rp120.000 | 0 | Rp120.000 | 5 Juli | Terlambat 7 hari |
| Bu Ratna | Rp340.000 | 0 | Rp340.000 | 30 Juli | Belum jatuh tempo |
Total piutang belum lunas = 250.000 + 300.000 + 120.000 + 340.000 = Rp1.010.000. Dari situ yang sudah terlambat: 250.000 + 120.000 = Rp370.000. Pak Joko tidak ikut karena sudah lunas.
Utang (kulakan beras dan minyak Rp1.500.000, rokok Rp800.000 sudah lunas, tabung gas Rp450.000 dibayar Rp200.000, snack Rp620.000, sayur Rp275.000): utang belum lunas = 1.500.000 + 250.000 + 620.000 + 275.000 = Rp2.645.000, dan yang terlambat hanya tabung gas, sisa Rp250.000 (3 hari lewat 9 Juli).
Sheet Ringkasan menarik semua itu lewat rumus SUMIFS dan menghitung selisih bersih piutang dikurangi utang: 1.010.000 - 2.645.000 = -Rp1.635.000. Angkanya negatif, artinya uang yang harus kamu bayar ke pemasok lebih besar daripada uang yang menunggu ditagih. Ini peringatan arus kas yang tidak kelihatan kalau kamu hanya mengingat siapa yang belum bayar. Semua angka ini contoh bawaan template; pakai datamu sendiri.
Mulai dari nol di template
- Salin template ke Google Sheets (atau unduh sebagai Excel dari salinanmu), lalu hapus lima baris contoh di kedua sheet.
- Setiap ada barang diambil tanpa bayar, tambah baris di Piutang mulai baris 4: tanggal, nama, apa yang diambil, nominal, dan jatuh tempo yang kamu sepakati. Kasbon tanpa tanggal janji hampir selalu jadi tunggakan lama, karena kolom Status tidak punya patokan.
- Untuk kulakan tempo dari agen, lakukan hal yang sama di sheet Utang.
- Saat pelanggan membayar, jangan hapus barisnya. Isi kolom Sudah Dibayar. Cicilan sebagian boleh, kolom Sisa mengikuti.
- Saat menambah baris baru, salin rumus Sisa, Status, dan Umur Tunggakan ke bawah.
- Buka sheet Ringkasan tiap minggu. Filter kolom Status di sheet Piutang ke “Terlambat” untuk daftar siapa yang perlu ditagih lebih dulu, diurutkan dari Umur Tunggakan terbesar.
Bukti tertulis untuk pelanggan yang minta nota formal tidak perlu dibuat tangan: generator invoice gratis (buka di tab baru) di tools.dailytech.id bisa dipakai, lalu nominalnya kamu catat di sheet Piutang.
Fitur pencatatan piutang di aplikasi: kapan pindah dari Excel
Template cocok selama kamu mencatat dari satu laptop atau satu akun Google dan bon pelanggannya belum ratusan. Ada dua hal yang tidak dilakukan lembar kerja: mengirim pengingat tagih ke pelanggan, dan dipakai langsung dari kasir yang berdiri sambil melayani antrean. Untuk dua hal itu, aplikasi pencatatan bisa jadi pelengkap.
Satu contoh yang fiturnya bisa dicek: BukuWarung. Per Oktober 2026, halaman resmi bukuwarung.com menyebut aplikasinya untuk memantau keuangan usaha, stok barang, sampai hutang-piutang, mengajak pemilik usaha mengunduh aplikasinya gratis di Play Store, dan punya fitur Tagih untuk menagih pelanggan lewat WhatsApp lengkap dengan tautan pembayaran. Halaman itu tidak merinci batas fitur gratis, jadi cek langsung di aplikasinya sebelum bergantung pada fitur tertentu. Perbandingan lebih luas ada di perbandingan aplikasi pembukuan untuk usaha kecil.
Tanda yang wajar untuk berpindah: kamu sering lupa menagih bon lama, pelanggan sering membantah nominal, atau merekap sisa utang sehabis toko tutup sudah memakan waktu istirahat. Kalau belum terjadi, template sudah cukup.
Pembahasan pembukuan yang lebih luas ada di artikel lain soal pembukuan warung.