Laporan laba rugi adalah catatan satu periode, biasanya satu bulan, yang menjawab satu pertanyaan: dari semua uang hasil jualan, berapa yang tersisa setelah dikurangi modal barang dan biaya menjalankan usaha. Sisa itulah laba bersih. Kalau hasilnya minus, usahamu rugi di bulan itu, sekalipun laci kasir terlihat penuh.
Di bawah ini ada contoh laporan laba rugi sederhana untuk sebuah warung fiktif, lengkap dengan hitungannya. Angkanya karangan, jadi pakai sebagai bentuk, bukan sebagai patokan untung warungmu.
Laporan satu bulan warung fiktif, baris demi baris
Warung ini menjual sembako, pulsa dan token listrik, serta jajanan dan minuman. Pemiliknya mencatat setiap uang masuk dan keluar sepanjang bulan, lalu menyusunnya begini.
| Baris | Keterangan | Rupiah |
|---|---|---|
| Pendapatan | ||
| Penjualan sembako | 14.850.000 | |
| Penjualan pulsa dan token listrik | 2.350.000 | |
| Penjualan jajanan dan minuman | 3.200.000 | |
| Total penjualan | 20.400.000 | |
| HPP | ||
| Stok barang awal bulan (sisa bulan lalu) | 600.000 | |
| Kulakan barang dagangan sepanjang bulan | 15.500.000 | |
| Dikurangi stok yang masih di rak akhir bulan | (550.000) | |
| HPP (harga pokok penjualan) | 15.550.000 | |
| Laba kotor (20.400.000 - 15.550.000) | 4.850.000 | |
| Biaya operasional | ||
| Sewa kios | 600.000 | |
| Listrik | 185.000 | |
| Kantong plastik dan kertas bungkus | 90.000 | |
| Ongkos angkut kulakan | 240.000 | |
| Upah penjaga paruh waktu | 900.000 | |
| Pulsa dan kuota internet | 75.000 | |
| Gaji pemilik (dibayar ke diri sendiri) | 1.200.000 | |
| Total biaya operasional | 3.290.000 | |
| Laba bersih (4.850.000 - 3.290.000) | 1.560.000 |
Biaya operasional tanpa gaji pemilik berjumlah Rp2.090.000 (600.000 + 185.000 + 90.000 + 240.000 + 900.000 + 75.000). Ditambah gaji pemilik Rp1.200.000, totalnya Rp3.290.000. Laba bersih Rp1.560.000 dari penjualan Rp20.400.000 berarti sekitar 7,6 persen, sedangkan laba kotornya sekitar 23,8 persen. Selisih keduanya adalah biaya yang harus lunas lebih dulu.
Cara menghitung laba rugi dari tiga kategori catatan kas
Semua baris di atas bisa diambil dari catatan kas harian, asal setiap transaksi diberi kategori. Template catat kas dan untung usaha memakai tiga: Penjualan untuk uang masuk dari jualan, HPP - Modal Barang untuk uang keluar membeli barang dagangan, dan Operasional untuk biaya lain seperti listrik, sewa, dan transport.
Sheet Rekap Untung Bulanan menjumlahkan ketiganya per bulan dengan rumus:
- Total Omzet (Penjualan) = jumlah semua pemasukan berkategori Penjualan
- Laba Kotor = Total Omzet dikurangi Total HPP (Modal Barang)
- Laba Bersih = Laba Kotor dikurangi Total Biaya Operasional
Dalam contoh warung, kategori Penjualan berjumlah Rp20.400.000, HPP - Modal Barang Rp15.500.000 (hanya kulakan bulan ini), dan Operasional Rp2.090.000. Rekap otomatis memberi laba kotor Rp4.900.000 (20.400.000 - 15.500.000) dan laba bersih Rp2.810.000 (4.900.000 - 2.090.000). Angka itu berbeda dari laporan di atas karena tiga hal yang tidak dilihat rekap: stok awal, stok akhir, dan gaji pemilik. Ketiganya dibahas di bagian berikut.
Kalau barang dagangannya kamu buat sendiri, misalnya keripik atau kue, HPP per unit lebih mudah dicari lewat template penghitung HPP lebih dulu, baru totalnya masuk ke baris HPP. Arti omzet, modal, dan aset dijelaskan terpisah di artikel omzet, laba, modal, dan aset.
Kenapa hasil rekap template berbeda dari laba bersih laporan
Laporan laba rugi bukan laporan kas, dan rekap template bekerja dari uang yang keluar masuk. Pemilik warung di atas mungkin heran: rekap template menunjukkan Rp2.810.000 (penjualan 20.400.000 dikurangi kulakan 15.500.000 dan biaya operasional 2.090.000, sebelum gajinya sendiri diambil), padahal laba bersih di laporan Rp1.560.000. Dua angka itu bisa dicocokkan:
- Hasil rekap template: Rp2.810.000
- Dikurangi stok awal: Rp600.000, jadi Rp2.210.000. Barang itu dibeli bulan lalu tetapi laku bulan ini, jadi modalnya milik HPP bulan ini walau uangnya sudah keluar bulan lalu
- Ditambah stok akhir: Rp550.000, jadi Rp2.760.000. Barang itu sudah dibayar bulan ini tetapi masih di rak, jadi belum jadi biaya
- Dikurangi gaji pemilik yang dihitung sebagai biaya: Rp1.200.000, jadi Rp1.560.000
Kalau angkanya tidak bisa dicocokkan seperti ini, biasanya ada transaksi yang salah kategori atau belum tercatat. Itu cara cepat mencari kebocoran, dan lebih murah daripada mengecek nota satu per satu.
Tiga kesalahan yang membuat laba bersih terlihat lebih bagus atau lebih jelek dari kenyataan
Kulakan dianggap sama dengan HPP. Warung di atas kulakan Rp15.500.000 bulan ini, tetapi yang laku dan jadi HPP Rp15.550.000: ada stok awal Rp600.000 dari bulan lalu yang ikut terjual, dan Rp550.000 hasil kulakan yang masih di rak. Rumusnya HPP = stok awal + kulakan - stok akhir, yaitu 600.000 + 15.500.000 - 550.000 = 15.550.000. Kalau hanya kulakan yang dipakai, HPP tampak Rp50.000 lebih kecil di bulan ini, dan selisih seperti itu berpindah-pindah tiap bulan sehingga laba tampak naik turun tanpa sebab. Perbaikannya: hitung nilai stok di rak pada hari terakhir bulan memakai harga belinya, jadikan itu stok awal bulan berikutnya. Template catat kas tidak melakukan ini sendiri, jadi lakukan di laporanmu.
Uang pribadi tercampur uang usaha. Beras dua kilo diambil dari rak untuk makan di rumah, atau uang laci dipakai bayar cicilan motor. Kalau semuanya masuk catatan usaha, biaya membengkak dan kamu tak tahu mana yang benar-benar biaya warung. Barang yang diambil sendiri dicatat sebagai pengambilan pemilik, bukan HPP maupun biaya operasional. Upah untuk dirimu lewat satu baris gaji pemilik dengan jumlah tetap tiap bulan.
Gaji pemilik tidak dihitung. Banyak pemilik warung menganggap laba bersih itu gaji mereka. Padahal kalau kamu berhenti jaga, warung harus membayar orang lain untuk menggantikan. Contoh di atas memasukkan Rp1.200.000 sebagai gaji pemilik, jadi labanya Rp1.560.000. Tanpa baris itu laba tampak Rp2.760.000, sekitar 1,8 kali lebih besar, padahal kerja yang kamu lakukan sama. Dengan baris gaji, kamu bisa melihat apakah warung menghasilkan lebih dari upahmu sendiri.
Menyalin format ini untuk bulanmu sendiri
Buka catatan kas bulan yang sudah lewat. Jumlahkan per kategori, tambahkan stok awal dan kurangi stok akhir yang kamu hitung di rak, tambahkan baris gaji pemilik, lalu isi tabel di atas dengan angkamu. Satu bulan cukup untuk melihat apakah biaya tetap seperti sewa dan upah masih tertutup oleh laba kotor. Setelah tiga bulan, bandingkan baris per baris: kalau penjualan naik tetapi laba kotor tetap, harga kulakan atau harga jualmu bergeser. Kalau laba kotor naik tetapi laba bersih tidak, biaya operasionallah yang membesar.
Kalau laba kotor sudah tipis sebelum biaya operasional, masalahnya ada di harga jual atau harga kulakan, bukan di biaya warung. Untuk mengecek margin per barang, kalkulator profit margin (buka di tab baru) di tools.dailytech.id bisa dipakai.
Simpan tiap laporan bulanan di satu berkas yang sama dengan urutan baris yang tidak berubah. Setelah beberapa bulan, kamu punya deretan angka yang bisa dibandingkan tanpa menghitung ulang, dan pola seperti sewa yang selalu menghabiskan sepertiga laba kotor terlihat sebelum jadi masalah.